Ključni zaključci
- Uvođenje izveštavanja napravljeno oko današnjih zahteva počinje da zaostaje čim biznis promeni pravac i pojave se nova operativna pitanja.
- U maloprodaji i HoReCa sektoru sa više lokacija, zastarelo izveštavanje stvara krpež jednokratnih tabela i nagriza uporedivi prikaz koji mrežu čini upravljivom.
- Prilagodljiv sloj izveštavanja omogućava da svako novo pitanje postane razgovor, a ne još jedan razvojni ciklus koji treba definisati, budžetirati i čekati.
Lanac prodavnica ili grupa restorana nekada je mogla da planira uvođenje tehnologije onako kako je planirala renoviranje prodavnice. Izabrati sistem, uvesti ga za šest meseci do godinu dana, a zatim ga koristiti uglavnom bez promena narednih tri do pet godina. Taj vremenski okvir imao je smisla dok se i sam biznis menjao otprilike istim tempom.
Više nije tako. Mreža koja je ranije preispitivala strategiju jednom godišnje sada menja pravac u roku od jednog kvartala, ponekad i za nekoliko nedelja, zato što se promenio odnos sa dobavljačem, otvorio se ili zatvorio neki kanal, ili je potez konkurenta iznudio reakciju koju niko nije imao vremena da isplanira godinu dana unapred. Svi biznisi sa kojima sam radio sve brže su morali da se menjaju. Vrlo malo njihovih sistema za izveštavanje je to pratilo.
Šta „digitalizacija“ obično znači i zašto se tu zaustavlja
Većina uvođenja izveštavanja i BI alata koja sam video ima isti oblik. Neko specificira izveštaje koji su biznisu potrebni danas, sistem se napravi ili podesi tako da daje tačno te izveštaje, i projekat se proglasi završenim. Godinu ili dve to dobro radi. Onda biznis napravi zaokret, a izveštaji koji su pažljivo pravljeni da odgovore na prošlogodišnja pitanja tiho prestaju da budu izveštaji koji ikome trebaju.
Tada ažuriranje sistema za izveštavanje postaje zaseban projekat. Neko mora da definiše nove zahteve, obezbedi budžet, sačeka razvojni ciklus, a dok novi izveštaji stignu, biznis je možda već ponovo krenuo dalje. To se poklapa sa dobro poznatom idejom iz strateškog menadžmenta. Teorija dinamičkih sposobnosti koju su postavili Teece, Pisano i Shuen tvrdi da konkurentska prednost retko dolazi iz toga što je neko jednom doneo pravu odluku ili napravio savršen plan. Ona dolazi iz stalnog uočavanja promena i prilika, razumevanja šta one znače za biznis i prilagođavanja dovoljno brzog da se iskoriste (Teece, Pisano & Shuen, 1997). Jedan moj bivši šef, koji me je naučio i da redovno treniram, to je zvao držanjem periskopa gore. Većina sistema za izveštavanje napravljena je kao da takvo stalno osmatranje prestaje onog dana kada se projekat zatvori.
Zašto ovo posebno pogađa maloprodaju i HoReCa sa više lokacija
Biznis sa jednom lokacijom ponekad može da zaobiđe zastarelo izveštavanje uz pomoć tabele i menadžera koji dobro poznaje svoju prodavnicu. Mreža od deset, trideset ili sto lokacija nema tu mogućnost. Svaki zaokret, novi format, novi kanal dostave, promena odnosa kategorija, novi region, mora gotovo odmah da bude dosledno vidljiv na svim lokacijama, inače rukovodstvo gubi jedinu stvar koja je mrežu od početka činila upravljivom: uporedivi prikaz svih lokacija.
Kada sistem za izveštavanje ne može da prati tempo, obično se ne dešava dramatičan pad. Dešava se sporo klizanje. Rukovodstvo počinje da postavlja pitanja na koja postojeći izveštaji ne umeju da odgovore, neko napravi jednokratnu tabelu da popuni prazninu, ta tabela postaje nezvanični izvor istine za jedno konkretno pitanje, i za manje od godinu dana kompanija tiho radi na krpežu zaobilaznih rešenja koja niko nije planirao i kojima niko u potpunosti ne veruje.
Sloj izveštavanja koji ne mora ponovo da se specificira svaki put kada biznis promeni pravac sasvim je druga vrsta sistema.
Drugačiji način da se napravi sloj izveštavanja
Pokušaj da se svako buduće pitanje predvidi većim, sveobuhvatnijim uvođenjem ne uspeva, jer niko ne može da specificira pitanja jednog biznisa tri zaokreta unapred. Bolje radi sloj izveštavanja koji ne mora ponovo da se specificira svaki put kada biznis promeni pravac, a to je sasvim druga vrsta sistema.
To je praktičan razlog zašto je marql napravljen oko pitanja, a ne oko fiksnog skupa izveštaja. Lanac prodavnica, grupa restorana ili franšizna mreža zadržava postojeće sisteme tačno onakve kakvi jesu, POS, računovodstvo, zalihe: marql ih čita bez zamene, a hostovan je u EU. Kada biznis napravi zaokret i pojavi se novo pitanje, bilo da je reč o prvim rezultatima novog kanala ili o tome kako promena kategorije utiče na zalihe, to je novi razgovor, a ne novi razvojni ciklus. Niko ne mora da podnosi zahtev za izveštaj koji još ne postoji.
Ne tvrdimo da to samo po sebi organizaciju čini agilnom. Sloj izveštavanja je jedan deo šire slike koja obuhvata ljude, procese i prava odlučivanja, i nijedan proizvod to sam ne menja. Ono što možemo jasno da kažemo je uže: kvalifikovan pregled vaših sistema, prvi prikaz uživo u roku od 24 sata i cene od 200 EUR mesečno, sa konkretnim ciljem da se ukloni zaostatak između zaokreta u biznisu i sistema za izveštavanje koji može da odgovori na pitanja o njemu.
Pitanje koje vredi postaviti pre sledećeg zaokreta
Većina kompanija otkrije da njihovo izveštavanje zaostaje za biznisom u najgorem mogućem trenutku, usred zaokreta, kada rukovodstvu treba odgovor koji postojeći izveštaji nikada nisu bili napravljeni da daju. Vredi to proveriti ranije. Kada je vaš biznis poslednji put promenio pravac, koliko je trebalo da vaše izveštavanje jasno vidi novu sliku?
TemeStrategija izveštavanja, Analitika u maloprodaji, HoReCa operacije, Agilnost poslovanja
